Réunions productives dans le cadre des programmes ABA à domicile (Different Roads to Learning)

Article original : Productive Meetings in Home ABA Programs

Traduction :

Je suis un parent qui bénéficie d’un programme ABA à domicile. Nous avons la chance de pouvoir organiser des réunions mensuelles avec tous les prestataires qui travaillent avec mon enfant. Je suis à la recherche d’idées pour tirer le meilleur parti de ces réunions. Avez-vous des suggestions ?

Il est formidable que votre équipe se réunisse tous les mois ! La collaboration et la cohérence entre les membres de l’équipe professionnelle sont la marque d’un programme à domicile réussi. J’ai découvert qu’un excellent moyen de renforcer le travail d’équipe est d’organiser des réunions régulières pour que l’équipe de mon fils Ravi soit toujours sur la même longueur d’onde. Voici quelques suggestions pour vous aider à utiliser ce temps de manière efficace et efficiente. Dans notre cas particulier, nous nous réunissons tous les mois, mais n’oubliez pas que certaines équipes peuvent avoir besoin de se réunir plus ou moins fréquemment (en fonction de la composition de l’équipe, du niveau de supervision requis et des besoins de l’enfant).

Composition de la réunion

L’idéal est de prévoir un moment où toute l’équipe peut être présente. Cela inclut, si possible, les prestataires de services connexes tels que le formateur familial, l’orthophoniste, l’ergothérapeute ou le kinésithérapeute. Désignez si possible un président de séance. Il peut être difficile de réunir l’ensemble de l’équipe en raison de contraintes telles que la présence d’autres enfants, les responsabilités familiales, les horaires scolaires, le remboursement du temps passé, etc. Faites de votre mieux !

Élaborer l’ordre du jour

Il faut toujours établir un ordre du jour bien avant une réunion d’équipe. Notez que cet ordre du jour ne doit pas éluder toute autre communication qui devrait avoir lieu (par exemple, le consultant peut vouloir savoir immédiatement si un nouveau programme d’acquisition de compétences ou une stratégie comportementale ne fonctionne pas bien).

• Commencez par noter ce qui va ou ne va pas, ainsi que les nouveaux comportements, qu’ils soient positifs ou difficiles.
• Faites résumer et analyser les données avant la réunion.
• Ajoutez tout ce que le superviseur ou la sagesse collective du groupe pourrait aider à résoudre.
• Passez en revue les notes de la réunion du mois dernier en accordant une attention particulière aux questions en suspens ou non résolues. Cette étape doit avoir lieu à chaque réunion.
• Si l’enfant reçoit également des services dans une école ou un centre, demandez également l’avis de ces prestataires.
• Faites part à la réunion de toute observation faite par des personnes de la communauté qui met en évidence une compétence ou un déficit de compétence qui aurait pu passer inaperçu.
• Classez les points de l’ordre du jour par ordre de priorité et, si nécessaire, allouez un temps déterminé à la discussion de chaque point.
• Enfin, veillez à ce que l’ordre du jour soit bien équilibré et réponde aux préoccupations de chacun.

Diffuser l’ordre du jour

• Veillez à distribuer l’ordre du jour à toutes les personnes participant à la réunion, idéalement quelques jours avant la réunion.
• Demandez à tous les membres de l’équipe de vous informer à l’avance de tout autre point de l’ordre du jour qui n’aurait pas encore été ajouté.

Début de la réunion

• Commencez la réunion rapidement (et terminez-la également à l’heure).
• Assurez-vous que les points de l’ordre du jour font l’objet d’un accord et demandez s’il y a des points importants à ajouter.
• Demandez aux membres de partager une bonne nouvelle personnelle. C’est un excellent moyen de faire connaissance et de renforcer le moral de l’équipe.

Pendant la réunion

• Respectez l’ordre du jour dans la mesure du possible, tout en faisant preuve de souplesse pour ajouter tout nouveau point important.
• Encouragez chaque membre de l’équipe à faire part de ses idées, de ses conseils pour travailler avec l’enfant ou de ses difficultés.
• Demandez aux membres de l’équipe de partager avec le groupe des détails sur des renforçateurs ou des stratégies spécifiques.
• Discutez des difficultés rencontrées pour enseigner une compétence particulière. Cela aidera le groupe à découvrir les différences entre les membres de l’équipe.
• De même, il se peut qu’ils aient du mal à enseigner une compétence particulière. Cela les aidera à découvrir d’éventuelles divergences entre les membres de l’équipe ou des préoccupations d’ordre général.
• des divergences entre les membres de l’équipe ou des préoccupations d’ordre général.
• Lorsque deux membres prennent une tangente qui ne requiert pas l’attention de l’ensemble de l’équipe, demandez-leur d’en discuter après la réunion. Il peut s’agir de discussions hors sujet ou d’autres “bavardages”.
• Découragez les participants de consulter leur téléphone ou d’envoyer des SMS pendant la réunion.
• Variez le format si nécessaire.
• Revoyez les vidéos en groupe (par exemple, les séances d’enseignement, la généralisation des compétences dans différentes situations).
• Dans certains cas, faites participer l’enfant à la réunion. Chaque membre de l’équipe peut travailler brièvement avec l’enfant sur une ou plusieurs tâches pendant que le reste de l’équipe observe et donne son avis si nécessaire. Le superviseur peut prendre des notes et donner son avis par la suite, si cela s’avère plus approprié.

Veillez à terminer sur une note positive

• Mentionnez les événements positifs ou les réalisations de l’enfant.
• Renforcez les efforts de l’équipe ou de l’individu (soyez précis sur ce qui est loué et pourquoi).

Prendre des notes sur la réunion

• Prenez soigneusement note de toutes les recommandations, idées ou modifications apportées à des programmes spécifiques. Les notes de réunion doivent clairement identifier les actions à entreprendre et les personnes chargées de les mener à bien (y compris le délai d’exécution).
• Les actions qui n’ont pas été menées à bien dans les notes de réunion du mois dernier doivent être poursuivies dans les notes de réunion du mois suivant.
• Les notes de réunion n’empêchent pas le consultant de distribuer des recommandations écrites (ceci est particulièrement important si un plan de réduction du comportement est justifié).

Distribuer les notes de réunion

• Envoyez le compte rendu de la réunion à toutes les personnes présentes et à celles qui n’ont pas pu assister à la réunion (nous avons largement recours au courrier électronique, avec l’assurance que le contenu des courriels est privilégié et reste confidentiel). Envoyez des copies à toute autre personne concernée, comme l’enseignant de l’enfant ou d’autres prestataires de services connexes.
• Dans certains cas, il peut être utile de demander aux participants de parapher une copie collective pour s’assurer que les notes ont été examinées et comprises, ou de répondre par courrier électronique pour l’indiquer.

Suggestion finale

Utilisez l’analyse appliquée du comportement avec votre équipe, et pas seulement avec votre enfant, en évaluant la capacité de l’équipe à utiliser les temps de réunion de manière productive et efficace et à prendre les mesures nécessaires pour améliorer à la fois le processus et les résultats du groupe. Il est utile que chacun s’engage à aider l’enfant à réaliser son plein potentiel et à s’investir dans le processus pour devenir de meilleurs prestataires et membres de l’équipe. Nous vous souhaitons bonne chance pour vos réunions.